Wer kennt sie nicht die Situation: man startet den PC am Arbeitsplatz, öffnet Outlook oder ein anderes Emailprogramm und gerät unwillkürlich in Stress beim bloßen Anblick der Zahl, die die ungelesenen Emails im Posteingang ankündigt?
Spam was ist das?
Ein sehr großer Prozentsatz dieser Posteingangsmails ist jedoch SPAM, bzw. Informationen und Newsletter, denen keine große Aufmerksamkeit geschenkt werden müsste und die eigentlich keine Handlung seitens des Empfängers erfordern. Allerdings muss man sich dennoch zumindest kurz mit dieser exorbitant hohen Zahl an Emails beschäftigen, um die wirklich relevanten Nachrichten zu selektieren und diese nicht versehentlich ebenfalls in die Kategorie SPAM zu sortieren oder womöglich zu löschen. Dieser Prozess, die Spreu vom Weizen zu trennen, kann unter Umständen ganze Unternehmen lähmen, den Workflow deutlich verlangsamen und stellt dadurch ein stetig wachsendes Problem dar.
Es gibt durchaus Mittel und Wege wie man diesen digitalen Stress minimieren kann: Hierzu gehört einerseits der Ansatz die Anzahl der täglich empfangenen Emails zu reduzieren, andererseits sich eine Ordnerstruktur aufzubauen, die die verbleibenden Nachrichten im Posteingang übersichtlich und nach Dringlichkeit sortiert.
Spam aus sozialen Netzwerken
Newsletter und Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken, denen man ohnehin keine Beachtung schenkt sollte man abbestelllen, bzw. kündigen, anstatt sie tagtäglich ungelesen zu löschen, das ist oftmals nur ein Häkchen welches entfernt werden muss. Im zweiten Schritt sollte man die Funktion der farbigen Markierung im Posteingang nutzen, um sich einen Überblick zu verschaffen was zu welchem Themengebiet gehört. Zusätzlich kann man sich hier das Eisenhower Prinzip zu Nutzen machen und nach wichtig und nicht wichtig, dringend und nicht dringend selektieren. So ist leicht ersichtlich, was erledigt werden muss und von wem. So gehen wichtige Nachrichten nicht im digitalen Stress verloren. Auch bietet es sich an eine Ordnerstruktur aufzubauen und bearbeitete Mails, bzw. solche die nur informativen Charakter haben aus dem Posteingang in den jeweiligen Ordner zu verschieben – so gelingt es einem im besten Fall sogar den Arbeitsplatz ab und an mit einem leeren Posteingang zu verlassen! (Ein gutes Gefühl, was ich versuche immer am Ende einer Arbeitswoche zu erreichen!) Beim Mailprogramm Outlook hat man zusätzlich die Möglichkeit feste Regeln zu definieren, was insbesondere bei immer wiederkehrenden Absendern Sinn macht, dadurch kann eine Nachricht direkt kategorisiert und dem betreffenden Ordner zugeteilt werden.
Direkte Kommunikation vermeidet Spam
Des weiteren hilft es sich selbst und in erster Linie den Empfängern, wenn man Emails unmissverständlich formuliert und dadurch Missverständnisse und mehrfaches Nachfragen im Keim erstickt. Klare Handlungsaufforderungen sind hier genauso wichtig, wie die Wahl der richtigen Empfänger: wer muss in diesen Vorgang wirklich involviert sein, wer benötigt die Information lediglich in CC und wen kann man hier guten Gewissens außen vor lassen?
Zu guter letzt ist die direkte Kommunikation, telefonisch oder von Angesicht zu Angesicht jedoch in jedem Fall der Weg mit den wenigsten Missverständnissen und dazu noch viel persönlicher – auf diesem Weg lassen sich nach wie vor die schnellsten Einigungen erzielen! Da sich das persönliche Gespräch jedoch leider nicht in jedem Fall realisieren lässt empfehlen wir Ihnen Microsoft Outlook, einen guten Spam-Filter samt Antivirus-Software und viel Disziplin beim Angeben der eigenen Emailadresse im Netz, um die digitale Umweltverschmutzung so weit es machbar ist in den Griff zu bekommen – kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne!
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