In Zeiten der Digitalisierung ist es kein Wunder, dass auch Datenräume mittlerweile hauptsächlich auf virtueller Basis bestehen. Dieser so genannte virtuelle Datenraum ist vor allem für Geschäftsleute nützlich. Im Rahmen von M&A Verhandlungen können Käufer und Verkäufer beispielsweise alle wichtigen Dokumente sicher einsehen. Auch ist gewährleistet, dass nur Berechtigte Zugriff erhalten und alle Dokumente nicht ohne weiteres abzuändern sind.

Zwar erscheint dieses System ähnlich anderer Daten-Sharing Plattformen (wie z.B. Dropbox), jedoch fokussieren sich beide Systeme auf unterschiedliche Aspekte. Im Daten-Sharing geht es nur darum das Teilen von Dokumenten zu erleichtern. Es gewährleistet Informationenaustausch und alle Beteiligten sind in der Lage Dokumente zu ergänzen.

Ein Datenraum auf der anderen Seite fokussiert sich mehr auf die Sicherheit der Dokumente. Alles ist strengstens kontrolliert, aber erleichtert zugleich das sichere Teilen, Lagern und Betrachten der Dokumente. Alle Beteiligten haben zugewiesene Rollen und Positionen, um klar abzugrenzen, wer sich Dokumente nur anschauen und wer eventuelle Änderungen vornehmen darf.

Wenn Sie sich für virtuelle Datenräume interessieren und auf der Suche nach einem vertrauensvollen Anbieter sind, dann gibt es Kriterien auf die Sie unbedingt achten müssen. Nachfolgend zeigen wir Ihnen die 5 wichtigsten.

1. Sicherheit

Es ist nur logisch, dass Sie zuerst darauf achten, ob ein Anbieter die nötige Sicherheit für Ihre Dokumente liefern kann. Sicherheitslücken können im schlimmsten Fall dafür sorgen, dass Verhandlungen scheitern. Außerdem können Ihre Verhandlungspartner das Vertrauen in Sie verlieren, wenn der von Ihnen ausgewählte Datenraum-Anbieter nicht sicher genug erscheint.

Einige Aspekte auf die Sie achten können:

2. Technischer Support

Es kann immer vorkommen, dass irgendetwas im virtuellen Datenraum nicht so funktioniert, wie Sie sich das wünschen. Aus diesem Grund ist es durchaus wichtig einen Ansprechpartner für diese technischen Probleme zu haben.

Achten Sie darauf, ob Sie einen persönlichen Support haben (können Sie jemanden anrufen oder nur mit einem Bot chatten?) oder ob es preisliche Unterschiede gibt, je nachdem was für einen Support sie sich wünschen. Es gibt Anbieter, die extra Geld verlangen, wenn Sie uneingeschränkten Support haben möchten. Darüber hinaus wäre es gut zu wissen, ob Sie den Support 24h erreichen können oder nur zu geregelten Zeiten.

Der Support ist oft auch dafür zuständig Sie in diesen virtuellen Datenraum einzuweisen. Hier können Sie darauf achten, ob eine Einweisung für all Ihre Teilnehmer gilt oder nur für eine Person.

3. Nutzerfreundlichkeit

Ein virtueller Datenraum sollte immer relativ einfach zu bedienen sein und eine klare Struktur aufweisen. Während Sie genug Zeit haben sich an Ihren Datenraum zu gewöhnen, arbeiten Ihre Verhandlungspartner oft zum ersten Mal mit Ihrem Datenraum. Eine schwierige Nutzung würde eine erfolgreiche Verhandlung nur beschwerlich gestalten und unnötig in die Länge ziehen.

Verhandlungen laufen oft sehr schnell ab. Je einfacher der virtuelle Datenraum aufgebaut ist desto schneller ziehen sie einen erfolgreichen Verhandlungsabschluss an Land.

Beispiele an Nutzerfreundlichkeit:

Am besten Sie testen Ihren Datenraum bevor Sie damit beginnen ihn professionell zu nutzen. Die meisten Anbieter ermöglichen einen kostenlosen Testlauf.

4. Kosten

Machen Sie sich von vornherein klar wie viel Geld Sie in einen Datenraum investieren müssen. Was sind die monatlichen Gebühren? Fallen mehr Kosten an, wenn Sie mehr Nutzer hinzufügen, mehr Speicher brauchen oder weitere Funktionen haben möchten?

Der Anbieter sollte eine Kostentransparenz aufweisen und Sie sollten sich genau überlegen, für was Sie einen Datenraum verwenden möchten. Ist es nur eine einzige Verhandlung, dann lohnt es sich auf eine billigere Preisstruktur zu achten. Aufgrund der Vielzahl an Anbietern gibt es unterschiedliche Preismodelle: monatliche Gebühren, Abonnements, Gebührenberechnung anhand verbrauchtem Daten Speicher etc.

5. Referenzen

Wie auch bei anderen Produkten und Dienstleistungen ist es auch hier von Vorteil sich verschiedene Bewertungen anzusehen. Was wird von Nutzern positiv gesehen und was eher negativ. Eventuell lässt sich auch herauslesen für was einige Nutzer den Datenraum beanspruchen. So können Sie abwägen, ob der Anbieter für Ihre Wünsche und Vorstellungen geschaffen ist.

Diese 5 Kriterien können Ihnen unter anderem dabei helfen einen guten Datenraum Anbieter zu finden.

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